Os dez erros mais frequentes na Comunicação Interna

Postado por Gabriele Camargo

As 100 melhores empresas pra se trabalhar, as dez melhores dicas pra relacionamento, as 20 músicas mais tocadas... O ser humano tem mania de fazer lista. Para tudo que existe no mundo pode-se fazer uma lista, e com a comunicação não é diferente.

A preocupação com o público interno é algo relativamente novo no mundo corporativo, portanto as ações de comunicação interna, corriqueiramente, ainda acontecem de maneira repentina e improvisada, ou até mesmo por profissionais não capacitados. Por isso, o número de erros da maneira como executá-la ainda é grande.

Isso torna-se preocupante pois quando a comunicação é falha ela não é eficiente, não transmite confiança para quem é destinada e não consegue contruir uma credibilidade.

Por isso, abaixo está a lista dos dez erros mais frequentes na comunicação interna, para alertar os comunicadores da área à não cometê-los:

1- Top Managers não seguem os próprios standards: a direção da empresa deve atuar

de acordo com os mesmos guidelines que aplica à equipe. As empresas que são dirigidas

por diretores mais próximos e respeitadores dos colaboradores estão melhor preparadas para lidar com as fases mais difíceis, do que as empresas que não respeitam os standards.

2- Colaboradores adaptam informação importante da imprensa. Os colaboradores suspeitam sempre que:

- a direção só compartilha a informação realmente necessária;

- os Managers apenas contam parte da história.

- e que metade da história pode ser mentira.

deve-se passar internamente as mensagens antes de as difundir externamente, para conseguir gerar confiança interna.

3- Colaboradores não estão integrados em processos de mudança. Os Managers apenas

esperam que os colaboradores se identifiquem com o seu trabalho e trabalhem, independentemente das alterações da equipe. As alterações da equipe devem ser bem transmitidas e discutidas coletivamente.

4- Processos decisivos não comunicados devidamente. Clareza e compreensão são cruciais para o entendimento destes processos.

5- “E-mails são muito usados”: muitas pessoas usam o e-mail para chat e acabam em listas enormes, não facilitando a vida de ninguém. É importante que a empresa conte com uma politica de RH relativamente ao uso do e-mail. “Mails only for urgent topics”, que não  podem ser discutidos pessoalmente, e muito importante sempre bem escritos. É também legal haver uma outra ferramenta para o bate-papo dos funcionários.

6- Os diretores preferem a comunicação via e-mail em vez de presença pessoal e comunicação. Managers que tem contato com os colaboradores via e-mail perdem todo o  contato pessoal. Especialmente em empresas de grande porte, a comunicação interna por e-mail é muitas vezes considerada a solução standard, mas é um caminho errado.

7- A comunicação interna é unilateral. Muitas vezes as ideias dos colaboradores não são consideradas. Todas as organizações deveriam permitir e incentivar o espaço para outras ideias e o espaço para tentar e errar. Se todas as ideias dadas pelos colaboradores são recusadas, rapidamente vão surgir desistências. A comunicação interna é sempre bilateral.

8- Diretores subestimam a comunicação não verbal. Os managers são avaliados por diversos aspectos para além da sua performance: a forma como falam, se sentam ou vestem, pontualidade… Uma cultura de manangement diferente muitas vezes demonstra ter um desempenho melhor. Se a comunicação interna não conseguir influenciar o comportamento não verbal dos managers, toda a empresa sofre.

9- Colaboradores e as suas contribuições não são corretamente valorizados. Quanto mais alta é a posição do Manager na hierarquia da empresa, menor é a vivência dos problemas e êxitos alcançados pelos colaboradores, que percebem facilmente da atitude distante.

10- Decisões injustas. Todas as pessoas que lidam com comunicação interna deviam de ler “A theory of Justice” de John Rawls porque as empresas têm melhor performance quando os colaboradores sentem que estão a ser tratados de forma justa. A questão é: o que é então ser bem tratado? De acordo com o Prof. Raws, ser justo é quando existe uma decisão onde as duas partes concordam. É o chamado “veículo da ignorância”, decisões com as quais podemos concordar, apesar de não decidirmos, mas uma pessoa que pode ser afetado pela decisão.

Fonte:

http://www.observatoriocomunicacaointerna.pt/upload/pdfs/Erros_Comunicao.pdf

Filme 300: O poder da confiança e da liderança

O Filme 300  relata a sangrenta Batalha das Termópilas, da Antigüidade, na qual o Rei Leônidas e 300 espartanos lutaram até a morte contra Xerxes e seu numeroso exército persa. Enfrentando dificuldades insuperáveis, o sacrifí­cio desses homens levou toda a Grécia a se unir contra o inimigo persa, traçando um marco no caminho para a democracia. O filme mostra que com uma boa liderança os resultados são excelentes e surpreendentes. Fazendo um paralelo com a comunicação interna, podemos afirmar que uma liderança dinâmica e eficaz é essencial para organização, além disso, ela determina o grau de confiança entre gestores e funcionários, gerando assim, resultados excelentes para a organização.

Cenário de crise: a importância da comunicação

Postado por Giovana Ramos

Crise organizacional é um assunto que assusta muitas empresas, afinal, esta pode gerar danos econômicos e financeiros irreversíveis, podendo até levar a organização à falência. Além disso, a crise pode também afetar a credibilidade que uma empresa tem na sociedade, destruindo a imagem positiva que esta emprega perante seus públicos, e que muitas vezes levou anos para ser construída. Diversos são os motivos que podem levar uma empresa a atingir o estado de crise, como por exemplo, a perda de clientes e investidores e o crescimento dos concorrentes, que levam o lucro para um fluxo de crescimento contrário.

Nesse cenário, o papel do comunicador dentro de cada empresa se torna essencial tanto na comunicação interna quanto externa. A organização tem obrigação de ser transparente com seus funcionários para que estes acreditem e continuem confiando na empresa em que trabalham. Vale lembrar que os colaboradores podem se tornar a maior fonte de boatos para a imprensa, caso eles percam a confiança na organização.

Para enfrentar momentos como esse, o público interno precisa se sentir acolhido e seguro, por isso é tão importante que a comunicação interna seja eficiente na transmissão de confiança aos funcionários sobre as ações e a essência da empresa. Muitas crises econômicas se agravaram justamente pelo fato dos colaboradores das empresas não confiarem no que lhes estava sendo passado, criando um sentimento ruim diante da situação e uma não vontade de contribuir para a recuperação da situação.

Em momentos delicados como este, a organização como um todo precisa estar com um discurso alinhado. Respeitar a verdade e não mentir é uma das regras básicas para se administrar bem uma crise. As mensagens transmitidas precisam ser objetivas e claras, não deixando dúvidas. Enganam-se as corporações que pensam que a melhor forma de passar pela crise é divulgar para os funcionários que está tudo bem e que os lucros estão ótimos. É preciso enxergá-los como aliados nesse processo, fazendo com que eles confiem ainda mais na sua empresa.

Ainda existe no mercado aqueles que não acreditam na importância da comunicação em um cenário de crise e por isso podemos encontrar tantos cases de insucesso. Mas cada vez mais está claro que para uma comunicação ser eficaz é necessário ser transparente, transmitindo de forma clara e objetiva tudo que está acontecendo. Essa é a receita para que a tão sonhada credibilidade e confiança dos funcionários seja alcançada com êxito.

Fonte: http://simpocom2011.blogspot.com.br/2011/09/gerenciamento-de-crise.html

A liderança estratégica e a confiança dos colaboradores

Postado por Mariana Cirillo

 
Existem milhares de definições para um grande líder dentro de uma organização, isso porque para cada empresa existe um tipo de cultura, e os gestores, que geralmente assumem esse papel de liderança, se adaptam as condições da organização e modelam sua estratégia de gestão. 

Um líder pode ter características gerenciais, visionárias ou estratégicas. Os líderes gerenciais possuem uma visão mais conservadora e focada na ordem dos processos realizados durante o trabalho, e suas metas surgem das necessidades da empresa e não de planos futuros. Líderes visionários são proativos e mudam o pensamento dos colaboradores sobre o modo de ver a organização, eles se preocupam com ideias e com metas que ainda estão por vir. Já os líderes estratégicos conseguem conciliar esses dois tipos de liderança e assim criam um tipo de gestão efetiva focada em pessoas, ideias e foco na organização. 

fonte: Google

A liderança influencia diretamente todos os funcionários da empresa. Pode-se dizer que uma pessoa passa a ser líder quando todos ao seu redor se oferecem para ajudá-la, concordam com suas ideias e exigências, e ficam de bom grado ao lado desse líder e a disposição para realizar projetos.  Quando o gestor alcança esse patamar de confiança, ele se torna um líder. 

Funcionários sempre irão precisar de uma liderança forte para poder guiá-los dentro da organização, porém ela só será bem sucedida se a confiança for recíproca. Os colaboradores precisam confiar em seus gestores, gerentes ou supervisores para dessa forma, realizar um trabalho alinhado com as metas e estratégias da empresa e fazer isso de bom grado e por acreditar nos ideais propostos.  
 

A importância da confiança organizacional

Postado por Regina Maekawa

Para ter confiança é preciso conhecer e acreditar em alguém, por isso, quanto mais informações sobre quem necessitamos confiar, melhor formamos um conceito positivo da pessoa. A importância da confiança organizacional é enorme e reflete nos resultados finais.

A confiança é um fator fundamental na gestão do ambiente organizacional, por se tratar de um mecanismo a partir do qual os atores sociais reduzem a complexidade interna do seu sistema de interação pela crença na credibilidade de uma pessoa. Ela inicia-se na gestão, é de extrema importância que todos os gestores entendam o valor da confiança para promovê-la dentro da empresa. Para isso acontecer é preciso fazer os funcionários se sentirem valorizados para serem leais.

Para manter a confiança é preciso ter uma comunicação aberta, sendo assim, os gestores devem sempre dizer a verdade e compartilhar boas e más informações a todos os níveis. Além disso, é preciso sempre incentivar a criatividade. Ela permite a discordância, sem se preocupar com a repercussão negativa e que sempre mantém um nível de integridade ao incentivar uma discussão aberta. Um fator essencial para ganhar a confiança é ser honesto e aceitar a mudança. Não há dúvida sobre a importância da confiança organização. Quando a confiança é elevada a produtividade aumenta e o ambiente de trabalho é excelente.

Entrevista com a Gerente de Relacionamento do Banco Santander – Al. Santos

Postado por Mariana Cirillo

O segmento bancário necessita de uma comunicação integrada efetiva, pois a confiança é de extrema importância já que todos que possuem algum envolvimento com o banco (colaboradores ou clientes) necessitam se sentir seguros ao receber informações e seguir instruções já que essa entidade é a responsável por movimentações financeiras.

A Entrevistada já faz parte da equipe há mais de três anos e cresceu dentro da instituição, dessa forma ela está alinhada com os meios de comunicação interna e da maneira que a área lida ao passar as informações para todas as agências do Brasil.

• Como funciona a comunicação interna no banco Santander?

Nós possuímos a intranet, e esse sistema engloba todas as informações do banco como um todo. Ele é atualizado diariamente com todos os acontecimentos mais importantes do dia interior, além de informar o que irá acontecer no próprio dia, como reuniões, eventos e campanhas.

Recebemos quinzenalmente um jornal interno chamado “Guia de Negócios”  que nos ajuda a bolar estratégias de vendas e também passa informações sobre o sucesso de nossos colegas de trabalho.

•  Você acredita que a comunicação interna do banco Santander é efetiva?

 Sim, eu acredito porque ela é estruturada dessa forma há alguns anos e sempre mostrou resultados. Os funcionários comentam e todos tem acesso a essas informações, desde os estagiários até a alta gestão.

•  O que traz credibilidade a essa comunicação?

Além de todos os canais de comunicações já citados também temos acesso a um blog do presidente que é nomeado “Círculo Colaborativo” que o próprio Pedro Coutinho (Presidente do Banco Santander no Brasil) atualiza. Todos os dias ele descreve sua rotina, seus objetivos e o que ele espera de todos nós colaboradores.  Na intranet do Banco existe um fácil acesso ao blog, e é por este canal que sabemos quando ele posta alguma notícia. Me sinto mais próxima de alguém com tanta importância dentro do Banco.

•    Você mudaria algo na comunicação do Banco Santander?

Eu mudaria sim. Como a rotina do banco é muito rápida e não paramos nenhum momento, eu acharia mais efetivo que cada área recebesse as notícias mais importantes por meio de seu gestor e assim a atenção seria maior para todas as novidades do Banco. Infelizmente não são todos os funcionários que tem tempo para ler o jornal interno ou acessar o Blog do Presidente.

•    Você confia na instituição em que trabalha? Se sim, quais os motivos? A comunicação está envolvida diretamente com isso

Sim, eu confio. O banco faz questão de ser transparente em todas suas ações com os colaboradores. Eles nos mostram sempre a razão de estarmos realizando determinado trabalho e todos os benefícios que iremos conseguir com aquela ação. A área de comunicação está muito envolvida com isso, pois ela que é responsável de nos aproximar dessa maneira do banco, ela interliga o país inteiro na mesma sintonia fazendo todos trabalharem juntos e cientes de todas as notícias importantes para o banco.