Postado por Giovana Ramos
Em decorrência do expressivo e contínuo crescimento dos negócios da BASF
na América do Sul, especialmente no Brasil, e pensando na melhor acomodação de
seus profissionais, a empresa acabou de mudar sua sede administrativa. A decisão de mudança foi tomada pelos líderes
da empresa há bastante tempo, e logo em seguida foi iniciado um plano de
comunicação para planejar e tomar todos os cuidados ao informar os
colaboradores. Afinal, uma mudança de sede é muito significativa na vida do
profissional de cada organização e é preciso cautela para que a confiança
construída durante anos não seja afetada.
Com o objetivo de envolver e conscientizar os colaboradores sobre a importância
da mudança de sede, o primeiro comunicado enviado a todos os funcionários
ocorreu em torno de um ano antes do efetivo processo de esvaziar as mesas e
partir para um novo local. Deixar claro
para o colaborador da sua importância nesse determinado momento foi um dos
pontos fundamentais para que tudo saísse conforme planejado.
Uma equipe de gestão foi eleita para se dedicar somente a esse tema. Para
evitar burburinho e conversas com informações erradas, cada etapa do processo foi
comunicada de forma clara e sempre com antecedência.
Seguem abaixo todas as ações desenvolvidas durante o processo de
mudança:
1. Antes
- Identidade
visual para os assuntos relacionados à mudança:
-Logo e
mascote (caminhão de mudança, por exemplo);
- Murais
eletrônicos internos:
-Template
exclusivo para as notas relacionadas à mudança de sede;
-Notas
com curiosidades do condomínio Rochaverá;
-Notas
com os serviços e facilidades oferecidos pela nova sede;
-Notas
com informações, processos e status da mudança;
- Portal
dos Colaboradores:
-Atualização
do hotsite da nova sede Rochaverá, com informações, fotos, Q&A e
apresentações relacionadas à mudança;
- BASF
Informa (Informativo enviado aos e-mails dos colaboradores):
-Comunicados
corporativos periódicos com informações de maior relevância;
-Comunicados
pontuais sobre as ações a serem realizadas pelos colaboradores durante o
processo de mudança;
- BASF
notícias (jornal de circulação interna):
-Encarte
especial, com informações, fotos e depoimentos de colaboradores sobre a nova
sede, na edição de março/abril ou maio/junho;
2. Durante
- Mídias
sociais da BASF:
-Notas
com fotos e informações genéricas (Facebook e Twitter);
- Vídeo
de boas-vindas gravado pelo Presidente da Empresa: Dr. Hackenberger;
- Materiais
para recepção dos colaboradores (folders, cadernos, canetas, cupcakes e
bexigas);
- Press
release, informando a imprensa sobre a mudança da sede administrativa da
BASF Brasil;
- Online
Reporter sobre a finalização do processo de mudança;
- Carta aos parceiros, clientes, comunidade e autoridades;
3. Depois
- Murais
eletrônicos internos:
-Notas
com fotos e depoimentos dos colaboradores já alocados na nova sede;
-Notas
com fotos dos serviços, facilidades e estrutura disponíveis para uso dos
colaboradores;
Com base
em tudo que foi falado, fica evidente o quanto é importante a organização estar
preparada para enfrentar um processo de mudança. Por se tratar de um tema que
gera muitas dúvidas e perguntas para os colaboradores, uma equipe precisa estar
100% alinhada para passar as informações corretas e principalmente, deixar os
funcionários seguros do que está por vir.
O
cenário de mudança de sede expressa exatamente toda a ideia que transmitimos no
blog ao longo dos meses. Acima de tudo, na comunicação, é preciso gerar
credibilidade em todas as ações de uma empresa, para que seus colaboradores confiem
no seu próprio trabalho e se sintam parte integrante do todo. Como aconteceu com o case da BASF, pudemos
notar que todas as ações foram bem planejadas para que o colaborador passasse
pela mudança sem que o processo se voltasse contra a confiança que já é
depositada perante a sua empresa.
Fontes:
